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Conseils pour manager vos équipes en télétravail, par Faustine Colbeaux

Le 19/03/2020 • par Faustine Colbeaux

Face au COVID-19, la plupart des entreprises encouragent leurs salariés au télétravail. Cette solution qui consiste à travailler pour son employeur depuis chez soi par exemple, limite considérablement les déplacements et les risques de contamination. Toutefois, elle peut parfois susciter des craintes. Certains managers et salariés se demandent comment ils vont pouvoir maintenir leur productivité à distance et garantir un équilibre de vie. D’autres se demandent quelle est l’organisation la plus pertinente pour gérer et assurer une bonne cohésion d’équipe et garantir une communication efficace, etc. Pour faire face à ce changement, nous vous proposons quelques conseils.

En amont :

Le télétravail implique pour le manager de communiquer en amont avec ses équipes sur les modalités de cette démarche et de préparer les aspects logistiques.

1. Créer un climat de confiance

Pour cela, il est positif de co-construire un maximum l’organisation du travail à distance avec vos collaborateurs et vos collègues dans le temps imparti. Cela consiste à définir des règles communes et conformes à la législation en vigueur. Une check-list des points clés à définir ensemble selon votre entreprise et sa culture peut vous aider.

Exemple :

A quel moment seront organisées les réunions collectives et individuelles en visioconférence et à quelle fréquence ? ⇒ Il est important de maintenir un contact régulier avec ses collègues sans que ces derniers se sentent « traqués ». Il est préférable de faire des réunions courtes et en petit nombre avec un ordre du jour clair sur des plages horaires définis et fixes (Ex : point matinal à heure fixe d’une durée de 20 min).
Quel sera le planning de travail envisagé ? ⇒ Pour suivre l’avancement du travail effectué, définissez un nombre d’échanges de mails par jour avec vos salariés (ex : deux mails. 1 mail le matin pour faire le point sur la journée et 1 mail le soir pour faire un point sur l’état d’avancement des tâches). La limitation d’un nombre de mails par jour vous évitera d’être envahi de messages. Vous devez toutefois expliquer aux équipes que vous êtes joignable en cas d’urgence.
Comment se feront les reportings et à quelle fréquence ?
Quels seront les outils et applications mis à disposition des salariés pour communiquer et renforcer la cohésion d’équipe ? ⇒ Prévoyez peut-être un groupe WhatsApp en plus des sites de visioconférences et du téléphone.
Etc.

Le but est de créer un cadre collectif rassurant pour vos équipes et vous-mêmes. Il faut un planning partagé, des objectifs concrets, périodiques et des processus clairs. Rassurez bien vos collaborateurs par des points collectifs et individuels à heure fixe. Ils ne doivent pas craindre pour leur vie privée. Si le cadre établi est clair et que chacun sait ce qu’il a à faire et dans quels délais, vos équipes pourront travailler en toute autonomie et sereinement.

2. Prévoir dans la mesure du possible l’ensemble des aspects logistiques

Les aspects logistiques concernent les outils de travail nécessaires à la bonne mise en place du télétravail. Une checklist vous aidera également à identifier les dispositifs indispensables à chaque collaborateur et cela vous permettra de faire le point avec vos services informatiques sur les enjeux techniques et sécuritaires clés.

Quel est le matériel informatique et de télécommunication nécessaires ? ⇒ Est-ce que la quantité de matériel dont dispose l’entreprise est suffisante pour tous les collaborateurs ? ⇒ Comment utiliser dans certains cas le BYOD (Bring Your Own Device) soit en français : « Apportez Votre Equipement personnel de Communication » tout en conciliant la sécurité des données professionnelles et la protection de la vie privée du salarié (quelles mesures sont à mettre en place ?). Par exemple, il peut s’agir d’un salarié qui utilise un ordinateur personnel pour se connecter au réseau de l’entreprise.
Est-ce que toutes les données utiles pourront être accessibles et en toute sécurité en dehors de l’entreprise ?
Dans le cadre de travaux sur la base de documents communs, peut-on utiliser un service de stockage de type « Google Drive » ?
Quel est le débit internet dont il faut disposer ?
Quelles sont les autres ressources indispensables à la bonne marche de l’activité ?

Nous vous invitons fortement à effectuer des tests à heure fixe avec vos équipes sur une certaine durée pour s’assurer que les conditions de travail sont réunies, notamment la connexion à internet. N’hésitez pas à effectuer des retours d’expériences pour ajuster votre organisation.

Concernant les outils facilitant le travail à distance, nous vous conseillons de lire l’article : « COVID-19 : les outils utiles à votre organisation pour le télétravail » publié le 17 mars 2020 sur le site de la CCI France Qatar.

Précédemment, nous avons préconisé la création d’un groupe de type WhatsApp. Cette démarche est utile pour garantir du lien et réduire le sentiment de distance. Il faut néanmoins limiter le nombre de messages envoyés et respecter les horaires de télétravail pour que cet outil soit positif.

Bien « télétravailler » :

Pour tous salariés qui passent au télétravail, il n’est pas toujours évident de travailler chez soi et de concilier sa vie personnelle et sa vie professionnelle. Restez optimistes et adoptez un bon état d’esprit, il y a des solutions qui faciliteront votre quotidien de télétravailleur.

3. Définir les règles du jeu avec votre famille

Votre famille doit distinguer les périodes où vous travaillez et celles où vous êtes en « off ». Il est important que vous ne soyez pas dérangés. Vous pouvez établir avec vos enfants un planning pour qu’ils prennent conscience de ces différents moments de la journée.

4. Identifier un espace de travail adapté

Chez vous, il est important de trouver un endroit calme, lumineux et agréable. Vous devez vous y sentir bien. Il faut aussi que cet espace soit reconnu par votre famille comme un lieu de travail.

5. Planifier votre journée

Votre planning doit être identique à une journée de travail classique concernant tant les horaires, que vos habitudes en milieu professionnel, maintenez ou bien créer un rituel. Marquez la frontière entre « le temps dédié au travail » et « le temps dédié à votre vie privée ». Incluez dans votre planning, les points collectifs et individuels, des objectifs atteignables dans une journée et surtout des pauses. Il est important d’avoir une vie saine et de s’aérer la tête.

6. Maintenir la cohésion d’équipe

Les nouvelles technologies permettent de maintenir le lien comme nous l’avons vu. Elles sont un bon moyen pour travailler, pour partager des préoccupations communes, l’expérience de chacun, des difficultés mais aussi des astuces pour rendre cette période de la vie professionnelle positive et constructive.

Pourquoi ne pas organiser une pause-café le matin ou à midi à distance ? Il existe de nombreuses idées pour créer un rituel avec ses collègues même en étant éloignés.

7. Motiver ses équipes

Pour éviter que les motivations de chacun faiblissent et que les équipes ne perçoivent que des contraintes liées à cette situation, le manager doit continuer à encourager ses collaborateurs, à reconnaître le travail effectué et à les faire participer quand cela est possible, aux prises de décisions.

Le télétravail peut être une source de craintes si les parties intéressées ne sont pas au minimum préparées, si le lien avec l’entreprise est faible et si le salarié se sent isolé ou à l’inverse trop surveillé. Les conseils proposés ci-dessus mettent en avant l’intérêt d’instaurer un management par la confiance. Le manager même à distance, continue de donner une direction à ses équipes et s’assure que chacun a bien compris le cap à suivre. Les nouvelles technologies ouvrent également de nombreuses opportunités : il faut cependant être clair sur leur utilisation. Ainsi l’expérience du télétravail est-elle formatrice si des règles sont établies et que les retours d’expériences contribuent à l’enrichissement du dispositif.